1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Suomen Hopeanuoli-fanit, englanniksi Finnish Ginga Fan Association, ja sen kotipaikka on Tampere. Toiminta-alueena koko Suomi.

Yhdistys voi päätöksellään toteuttaa myös kansainvälistä toimintaa.

2. Tarkoitus ja toiminnan laatu

Yhdistyksen tarkoituksena on järjestää Hopeanuoli-teemaan liittyvää harrastustoimintaa, kuten tapahtumat, tapahtumaohjelma ja yhteiset projektit. Yhdistys järjestää omaa Gingacon-tapahtumaa, jonka käytännön asioita hoitamaan yhdistyksen syyskokouksessa valtuutetaan työryhmä nimeltä Gingaconitea.

Yhdistyksen tavoitteena on lisätä Hopeanuolen ja sen jatko- ja lisäsarjojen ja niihin perustuvien animaatiosarjojen tunnettavuutta Suomessa sekä maailmalla.

Hopeanuoli on japanilaisen Yoshihiro Takahashin luoma koirista kertova sarjakuva, jonka japaninkielinen nimi on Ginga: Nagareboshi Gin. Weed on Hopeanuolen tunnetuin jatko-osa, ja sen japaninkielinen nimi on Ginga Densetsu Weed. Molemmista edellä mainituista sarjoista on tehty myös animaatiosovitukset. Lisäksi aihepiirin kuuluu Yoshihiro Takahasin muu koirasarjakuvatuotanto ja soveltuvin osin eläintaide sekä muut eläintarinat yleisesti.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys kerää varoja jäsenmaksuin, tavara-arpajaisin, kannatustuottein sekä Tähdenlento-jäsenlehden mainospaikkamyynnillä.

Yhdistys on voittoa tavoittelematon, uskonnollisesti ja poliittisesti sitoutumaton yhdistys.

3. Jäsenyys

Jäsenet hyväksyy hakemuksesta jäsensihteeri.

Vanhempien suostumus vaaditaan alle 18-vuotiaalta jäseneksi haluavalta. Jäseneksi liitytään täyttämällä liittymiskaavake yhdistyksen nettisivuilla tai hallituksen valtuuttaman jäsenhankkijan välityksellä esimerkiksi tapahtumissa.

Jäsenyys katsotaan alkaneeksi, kun jäsenyyttä hakeneen suorittama jäsenmaksu näkyy yhdistyksen tilillä. Jäsen saa liittyessään jäsenkortin, joka toimitetaan postitse jäsenkorttivastaavan toimesta. Lisäksi yhdistys ylläpitää internetsivustoa, keskustelufoorumia ja Discord-palvelinta, jotka käsittelevät Hopeanuoli-aihepiiriä.
 
Yhdistys julkaisee jäsenilleen kahdesti vuodessa Tähdenlento-jäsenlehden. Painettu jäsenlehti toimitetaan postitse, ja se on luettavissa myös sähköisesti yhdistyksen nettisivuilla. Hallitus valitsee jäsenlehden sekä internetsivuston sisällön tuottajat.

Yhdistyksen jäsentyyppejä ovat jäsen, aktiivijäsen, tukijäsen ja tähtijäsen. Eri jäsentyypeillä on erilaisia etuja, ja jäsen voi halutessaan muuttaa jäsentyyppiään. 

Jäsenen tulee ilmoittaa viipymättä mahdollinen osoitteen tai muun tiedon muutos yhdistyksen jäsensihteerille jäsentietojen muutoskaavakkeella. Yhdistys ei vastaa väärään osoitteeseen menneistä jäsenlehdistä, jäsenkortista tai jäsenpostista, jos jäsen laiminlyö ilmoittamisvelvollisuutensa.

Hallituksen päätöksellä voidaan kutsua kunniajäseneksi henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut suomalaista tai kansainvälistä Hopeanuoli-fanitoimintaa. Kunniajäsen saa kunniajäsenkortin, ja hänellä on osallistumisoikeus yhdistyksen kokouksiin.

4. Aktiivisuuspisteet

Yhdistyksen jäsen voi vapaaehtoistoimillaan kerätä aktiivisuuspisteitä, jotka oikeuttavat alennettuun jäsenmaksuun. Vapaaehtoistoimi on jokin yhdistyksen hyväksi tehty tehtävä tai tehtäväalue. Aktiivisuuspisteet myöntää jäsensihteeri kirjallista yhdistyksen foorumille liitettävää hakemusta vastaan.

Yhdistyksen syyskokous päättää, paljonko aktiivisuuspisteitä pitää kerätä, jotta on oikeutettu alennettuun jäsenmaksuun. Syyskokous päättää myös alennuksen suuruudesta. Yhdistyksen jäsentyypeistä aktiivijäsen ja tähtijäsen ovat sellaisia, jotka voi saada vain aktiivisuuspisteillä.

5. Liittymis- ja jäsenmaksu

Syyskokous päättää seuraavan vuoden jäsenmaksujen suuruudesta. Jäsenmaksun suuruus voi vaihdella jäsentyypistä riippuen.

Maksamatta jääneisiin jäsenmaksuihin ei kohdisteta perintätoimenpiteitä. Yhdistys ei palauta maksettuja jäsenmaksuja.

6. Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle tai sen puheenjohtajalle. Jäsen, joka ei ole suorittanut jäsenmaksua vuoteen, katsotaan eronneeksi.

Jäsenen käyttäjätunnus yhdistyksen sivuille suljetaan vuodenvaihteessa, mikäli jäsen ei ole suorittanut maksuaan kuluneen kalenterivuoden aikana. Samalla poistetaan eronneen jäsenen tiedot jäsenrekisteristä. Mahdollisen takaisinliittymisen yhteydessä luodaan jäsenelle uusi käyttäjätunnus.

Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja. Jäsenen erotessa itse taikka jos hänet joudutaan erottamaan, niin kummassakaan tapauksessa yhdistys ei palauta jo maksettua jäsenmaksua.

7. Päätöksenteko

Yhdistyksen päätöksentekoeliminä toimivat kevätkokous, syyskokous ja hallituksen kokoukset.

Päätöksenteko noudattaa avoimuuden ja demokratian periaatteita, ja jokaisella jäsenellä on oikeus ottaa kantaa yhdistyksen asioihin. Hallituksen tulee huomioida jäsenistön mielipiteet päätöksissään mahdollisimman hyvin.

Yhdistyksen toimialueena on koko Suomi, keskustelufoorumi sekä yhdistyksen Discord-palvelin tarjoavat mahdollisuudet kaikille jäsenille ottaa kantaa yhdistyksen asioihin. Kokouksissa käsiteltävistä asioista tulee olla keskustelumahdollisuus foorumilla sekä Discord-palvelimella ennen tai jälkeen kokouksen. Tällä turvataan jokaiselle jäsenelle oikeus tulla kuulluksi yhdistyksen asioissa.

Kokouspöytäkirjat tulevat nähtäväksi yhdistyksen foorumiin.

8. Luottamustoimet

Yhdistyksen toiminnan toteuttamiseksi on määritelty luottamustoimia hallituksessa, Gingaconiteassa eli Gingaconin järjestämistoimikunnassa, Tähdenlennon eli jäsenlehden toimituksessa ja yhdistyksen muissa vastuutehtävissä. Hallitus voi myös tarpeen mukaan nimittää työryhmiä erilaisille projekteille. Soveltuvuus työryhmiin määritellään tapauskohtaisesti hallituksen toimesta.

Säännöissä määriteltyihin luottamustoimiin valituksi tuleminen edellyttää yhden kalenterivuoden jatkunutta jäsenyyttä ja 18 vuoden ikää, ellei tehtävän kohdalla toisin mainita.

Luottamustoimen hoitaja on velvollinen sopimaan toimistaan hallituksen tai hallituksen valtuuttaman työryhmänsä kanssa.

Luottamustoimen hoitajalla on raportointivelvollisuus tehtäväänsä liittyvistä toimista ja päätöksistä. Raportointi tulee tehdä kirjallisesti yhdistyksen Discord-palvelimella tai keskustelufoorumilla joko yleisesti kaikkien jäsenten nähtävillä olevaan osioon tai tehtävään liittyvän työryhmän omaan osioon, ellei toisin sovita.

Hallitus voi erottaa luottamustoimea hoitavan, mikäli tämä rikkoo toistuvasti velvollisuuksiaan tai toimii yhdistykselle vahingollisella tavalla. Myös asiaton käytös toista jäsentä kohtaan voi johtaa luottamustoimesta erottamiseen. Ennen erottamispäätöstä tulee asianosaiselle antaa ensin kirjallinen varoitus ja antaa henkilölle mahdollisuus muuttaa toimintatapaansa. Vakavamman rikkeen kohdalla voidaan ero asettaa väliaikaisesti voimaan välittömästi, ja se on voimassa kuukauden ajan. Tuona aikana asianosaista kuullaan ja eron pysyvyydestä tehdään päätös. Vakavaksi rikkomukseksi voidaan katsoa esimerkiksi rikollinen toiminta. Mikäli asianosainen ei kuukauden sisään esitä vastaväitteitään, muuttuu ero pysyväksi.

Mikäli asianosainen kuuluu hallitukseen, päättää hänen erottamisestaan yhdistyksen ylimääräinen kokous.

9. Hallitus

Hallituksen jäsenet ja siihen kuuluvien luottamustoimien hoitajat valitaan kevätkokouksessa sähköisessä äänestyksessä, johon voivat osallistua myös kokoukseen etänä osallistuvat henkilöt. Jos sähköinen äänestys ei jostain syystä ole mahdollinen, suoritetaan suljettu lippuäänestys. Ne jotka eivät pääse paikalle kevätkokoukseen, voivat valtuuttaa jonkun kokouksessa läsnä olevan äänestämään puolestaan.

Kevätkokous valitsee hallitukselle puheenjohtajan, taloudenhoitajan, sihteerin, tiedottajan ja jäsensihteerin, hallituksen jäsenet sekä mahdollisesti myös varapuheenjohtajan, varataloudenhoitajan, varasihteerin ja varatiedottajan. Vararooleihin voi hakea suoraan. Hallitukseen voi kuulua hallituksen luottamustoimien hoitajat mukaan lukien enintään 10 jäsentä ja 4 varajäsentä. Hallitukseen tulee valita vähintään 3 jäsentä, eli puheenjohtaja, sihteeri ja taloudenhoitaja.

Hallitus valitsee keskuudestaan kirjanpitäjän. Tavanomaisesti tehtävää hoitaa taloudenhoitaja.

Ehdolle hallitukseen ja sen luottamustoimiin asettumisen ehtona on läsnäolo kokouksessa tai kirjallinen ilmoitus ehdokkuudesta yhdistyksen keskustelufoorumilla sille osoitetussa ketjussa viimeistään 24 tuntia ennen kokouksen alkamista.

Hallituksen jäseneksi voidaan valita 15 vuotta täyttänyt yhdistyksen jäsen. Luottamustoimiin (puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, varasihteeri, taloudenhoitaja, varataloudenhoitaja, tiedottaja, varatiedottaja, jäsensihteeri) edellytetään oikeustoimikelpoisuutta eli täysi-ikäisyyttä.

Hallituksen toimikausi on yksi kalenterivuosi.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta, kun hän katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Myös varapuheenjohtaja voi kutsua hallituksen koolle.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet hallituksen varsinaisten jäsenten määrästä on läsnä. Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

Hallitus tekee ennakkopäätöksiä asioista internetin välityksellä yhdistyksen Discord-palvelimella sijaitsevassa, vain hallituksen jäsenille avoimessa osiossa. Siellä tehdyt päätökset astuvat voimaan saman tien, ja ne vahvistaa jälkikäteen seuraava hallituksen kokous.

10. Gingaconitea

Gingaconitea on työryhmä, jonka tehtävänä on Gingacon-kulttuuritapahtuman järjestäminen. Gingaconitean tärkeimpiin tehtäviin vaaditaan yhdistyksen jäsenyyttä, mutta joihinkin tehtäviin voidaan valita myös ei-jäseniä. Gingaconin teemoja ovat Hopeanuoli sekä muut eläintarinat.

Gingaconitean valtuuttaa yhdistyksen syyskokous aina vuodeksi kerrallaan. Valittu Gingaconitea päättää seuraavan Gingaconin ajankohdan ja paikan sekä hoitaa tapahtuman käytännön järjestelyt.

Gingaconitealla on velvollisuus pitää yhdistyksen hallitus ajan tasalla tapahtuman järjestämisen etenemisestä. Yhdistyksen hallitus voi enemmistönsä päätöksellä kumota Gingaconitean päätöksen tai erottaa sen jäsenen.

11. Tähdenlennon toimitus

Tähdenlennon toimitus on työryhmä, jonka tehtävänä on tuottaa yhdistykselle sovittu määrä Tähdenlento-nimistä jäsenlehteä vuodessa. Jäsenet saavat Tähdenlennon postissa kotiin vastineena jäsenmaksustaan. Tähdenlentoa myös myydään yhdistyksen kannatustuotteena.

Tähdenlennon toimituksen jäsenet nimetään toistaiseksi voimassa olevaksi ajaksi, ja jäsenistöön tehdään muutoksia tarpeen mukaan. Päätoimittajan ja taittajan nimittää hallitus. Hallitus voi omalla harkinnallaan myös nimittää muita luottamustoimia Tähdenlennon toimitukseen kuultuaan asiassa lehden päätoimittajaa. Hallitus voi päätoimittajan pyynnöstä tai omalla harkinnallaan myös irtisanoa toimituksen jäsenen.

12. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, taloudenhoitaja tai varataloudenhoitaja, kukin yksin.

13. Tilikausi ja tilintarkastus

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään kuukautta ennen kevätkokousta. Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta hallitukselle.

14. Yhdistyksen kokoukset

Yhdistys pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta. Yhdistyksen kevätkokous pidetään tammi-toukokuussa ja syyskokous syys-joulukuussa hallituksen määräämänä päivänä.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

Hallituksen on kutsuttava yhdistyskokous koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille ensisijaisesti sähköpostilla. Mikäli jäsen on estynyt tulemasta kokoukseen, voidaan hänelle tarjota mahdollisuus osallistua kokoukseen etänä internetin välityksellä.

Yhdistys järjestää kaksi kaikille jäsenilleen avointa kokousta.

Mikäli jotain asiaa ei voida kevät- tai syyskokouksessa käsitellä tai muuta yhdistyskokouksen päätöksen vaativaa ilmenee, voidaan kutsua koolle myös ylimääräinen yhdistyskokous.

Yhdistyskokous on päätäntävaltainen, kun siitä on tiedotettu jäsenille sähköpostilla vähintään seitsemän vuorokautta aikaisemmin ja paikalla on vähintään neljä yhdistyksen jäsentä.

Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaus
2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. Valitaan uusi hallitus ja siihen liittyvien luottamustehtävien edustajat
6. Valitaan toiminnantarkastaja
7. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajan lausunto
8. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
9. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut ja kokouksessa esille nousseet asiat
10. Kokouksen päättäminen

Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaus
2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. Päätetään tulevan vuoden jäsenmaksut kaikille jäsentyypeille
6. Päätetään, paljonko aktiivisuuspisteitä tulee kerätä saadakseen alennusta jäsenmaksusta ja mikä alennuksen suuruus on
7. Seuraavan Gingaconitean muodostaminen
8. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut ja kokouksessa esille nousseet asiat
9. Kokouksen päättäminen

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kevät- tai syyskokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Asioita, joita ei vaadita esitettäväksi kokouskutsussa, voi tuoda esille myös kokouksen aikana.

15. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.