”Rekisterinpitäjän tulee laatia jokaisesta eri henkilörekisteristä rekisteriseloste, joka on pidettävä yleisesti saatavilla esimerkiksi rekisterinpitäjän toimipaikassa tai verkkopalvelussa. Samaan henkilörekisteriin kuuluvat erikseen pidetyt atk-rekisterit ja manuaaliset luettelot ja kortistot, jos niitä käytetään saman tehtävän hoitamiseen.”

Yläpuolinen teksti on suora lainaus tietosuojavaltuutetun toimiston internetsivulta. Seuraavassa linkki kyseiselle sivulle: http://www.tietosuoja.fi/2584.htm

Tiivistetysti: Miksi yhdistys kerää ihmisten, tässä tapauksessa jäsenten, yhteystietoja, miten se säilyttää niitä ja ketkä pääsevät niihin käsiksi?

Perustuu henkilötietolakiin! (523/1999) 10§

1. Rekisterin pitäjä: Suomen Hopeanuoli-fanit ry. Yhteystiedot: puheenjohtaja[at]hopeanuolifanit.fi.

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: sihteeri[at]hopeanuolifanit.fi

HUOM kohtiin 1 ja 2! Tietoturvasyistä emme julkaise yhteyshenkilöiden tarkkoja yhteystietoja internetissä.

3. Rekisterinnimi: Jäsenrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Suomen Hopeanuoli-fanit ry pitää jäsenistään jäsenrekisteriä, tarkoituksenaan saada tämän kautta hoidettua jäsensuhteitaan.

5. Rekisterin tietosisältö: Rekisteriin merkitään jäsenen etu- ja sukunimi, internetissä käyttämä nimimerkki, syntymäaika, kotiosoite, kotimaa, äidinkieli, jäsenmaksun suorittajan nimi ja huoltajan suostumus liittymiseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet: Kaikki jäsenrekisteriin tallentuva tieto saadaan jäseniltä itseltään jäsenhakemuksien myötä, kun he liittyvät yhdistykseen.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset: Tietoja ei luovuteta eteenpäin kolmansille osapuolille. Rekisteriin kerättävä tieto jää pelkästään yhdistyksen sisäisten asioiden hoitamista varten.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: Tietoja ei siirretä toiseen EU-maahan, eikä ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet:

9.A. Manuaalinen aineisto: Manuaalinen painettu materiaali säilytetään lukitussa tilassa siten, että ulkopuoliset eivät pääse siihen käsiksi. Rekisteriin merkityt tiedot on määrätty salassa pidettäviksi. Tietoihin saavat päästä käsiksi pelkästään yhdistyksen jäsenrekisteriä pitävä sihteeri, yhdistyksen taloudenhoitaja jäsenmaksuihin liittyvien asioiden nojalla sekä puheenjohtaja.

9.B. ATK:lla käsiteltävät tiedot: ATK-muodossa oleviin materiaaleihin pääsy ulkopuolisilta on estetty sekä yhdistyksen sisälläkin materiaalin saaminen on rajattu vain oikeutetuille henkilöille. Oikeutetuilla henkilöillä tarkoitetaan samoja henkilöitä, jotka pääsevät manuaaliseenkin aineistoon käsiksi. ATK-muodossa olevaan materiaaliin on oikeutettu myös yhdistyksen internetsivuista vastaava henkilö. Täten ATK-muodossa olevat tiedot on myös määrätty salassa pidettäviksi.