Yhdistyksen liittymisprosessia ollaan uudistamassa siten, että jäsenkortin saa tulevaisuudessa muutaman viikon sisään.

Uudistettuna prosessi on seuraava:

1. Jäsen lähettää jäsensihteerille jäsenhakemuksen osoitteeseen jami.kakko[at]gmail.com

2. Jäsensihteeri tarkistaa, että siinä on kaikki kunnossa ja lähettää:

a) ilmoituksen hakemuksen hyväksymisestä ja maksuohjeet

b) pyynnön korjata tarvittaessa, jossei hakemus täytä ehtoja (esim. osoite puuttuu)

3. Jäsenmaksu suoritetaan kaavakkeessa maksajaksi ilmoitetun henkilön tililtä.

4. Taloudenhoitaja näkee jäsenmaksun tilillä, kopioi sen ja lähettää jäsensihteerille.

5. Jäsensihteeri luo jäsenelle tunnukset foorumiin ja lähettää ne ja "tervetuloa yhdistykseen" -viestin liittyjälle.

6. Jäsensihteeri ilmoittaa uuden jäsenen tiedot jäsenkorttivastaavalle ja tämä lisää nimen, jäsenkoodin ja jäsennumeron korttiin ja lähettää hänelle kortin ja saatekirjeen.

7. Jäsen uusii jäsenmaksunsa kerran vuodessa foorumilla jäsenille näkyviin tulevan ja jäsenelle sähköpostiin lähetettävän maksuohjeen mukaisella summalla tai viitenumerolla. Halutessaan jäsen voi muuttaa jäsentyyppiään ilmoittamalla siitä jäsentietojen muutoskaavakkeella.

8. Taloudenhoitaja ilmoittaa jäsensihteerille, keiltä on tullut maksut ja keiltä ei. Maksun uusimatta jättäneet merkitään vuodenvaihteen jälkeen eronneiksi.

9. Jäsensihteeri ilmoittaa jäsenkorttivastaavalle, ketkä ovat uusineet jäsenyytensä ja jäsenkorttivastaava postittaa heille seuraavan vuoden voimassaolotarrat.

Mikäli liittymisessä on ongelmia, otathan yhteyttä jäsensihteeri Jami Kakkoon jami.kakko[at]gmail.com

Yhteyttä on hyvä ottaa jos:

  • Et saa liittymiskaavaketta lähetettyä
  • Lähetit liittymiskaavakkeen, muttet saa maksuohjeita
  • Maksoit jäsenmaksun, muttet saa vahvistusta
  • Et tiedä, oletko maksanut tämänvuotisen jäsenmaksusi
  • Olet uusinut jäsenyytesi, mutta tunnuksesi ei toimi
  • Muissa vastaavissa ongelmatilanteissa

Jäsensihteerille tulee myös ilmoittaa jos

  • Osoitteesi tai muut yhteystietosi muuttuvat
  • Maksat jäsenmaksun eri henkilön tililtä kuin omaltasi tai liittymiskaavakkeessa ilmoittamaltasi 

Olethan aktiivisesti yhteydessä, mikäli ongelmia ilmenee tai joku asia on epäselvä, koska inhimillisiä virheitä voi aina sattua. Joskus on esimerkiksi ilmennyt ongelmia, kun jäsenmaksu on maksettu eri henkilön omistamalta tililtä kuin liittymiskaavakkeessa on ilmoitettu ja yhdistyksen edustajat eivät ole voineet tietää, kenen jäsenmaksu on kyseessä. Viitenumero on näet kaikille sama. Huolehdithan siis, että jäsenkaavakkeessasi on ilmoitus siitä, kuka jäsenmaksusi suorittaa. 

Pariin otteeseen on myös tiliä valvoneen ja jäsenyyksiä hoitaneen tahon välillä ollut tietokatkoksia ja ilmoitus jäsenmaksun suorittamisesta ei ole tavoittanut jäsenrekisterin hoitajaa eli virhe on tapahtunut yhdistyksen puolelta. Tällöin yhdistys on hyvittänyt tapahtuneen jäsenelle vuoden ilmaisella jäsenyydellä ja jollain mukavalla lisäjutulla.