Yhdistyksen liittymisprosessi on seuraavanlainen:
1. Liittyvä jäsen lähettää jäsensihteerille jäsenhakemuksen täyttämällä yhdistyksen sivustolla olevan jäsenkaavakkeen.
2. Jäsensihteeri tarkistaa, että siinä on kaikki kunnossa ja lähettää:
a) ilmoituksen hakemuksen hyväksymisestä ja maksuohjeet
b) pyynnön korjata tarvittaessa, jossei hakemus täytä ehtoja (esim. osoite puuttuu)
3. Liittyvä jäsen suorittaa jäsenmaksun ohjeiden mukaan. Jos jäsenmaksun suorittaja on joku muu kuin liittyjä itse, tulee jäsenmaksun suorittaja ilmoittaa erikseen jäsenkaavakkeessa.
4. Taloudenhoitaja näkee jäsenmaksun tilillä, kopioi sen ja lähettää jäsensihteerille.
5. Jäsensihteeri luo jäsenelle tunnukset foorumiin ja lähettää ne ja "tervetuloa yhdistykseen" -viestin liittyjälle.
6. Jäsensihteeri ilmoittaa uuden jäsenen tiedot jäsenkorttivastaavalle, ja tämä lisää nimen, jäsenkoodin ja jäsennumeron korttiin ja postittaa uudelle jäsenelle kortin (tässä menee 1 kk).
7. Jäsen uusii jäsenmaksunsa kerran vuodessa foorumilla jäsenille näkyviin tulevan ja jäsenelle sähköpostiin lähetettävän maksuohjeen mukaisella summalla ja viitenumerolla. Halutessaan jäsen voi muuttaa jäsentyyppiään ilmoittamalla siitä jäsentietojen muutoskaavakkeella.
8. Taloudenhoitaja ilmoittaa jäsensihteerille, keiltä on tullut maksut ja keiltä ei. Maksun uusimatta jättäneet merkitään vuodenvaihteen jälkeen eronneiksi.
Mikäli liittymisessä on ongelmia, otathan yhteyttä jäsensihteeri Jami Kakkoon jami.kakko[at]gmail.com
Yhteyttä on hyvä ottaa jos:
- Et saa liittymiskaavaketta lähetettyä
- Lähetit liittymiskaavakkeen, muttet saa maksuohjeita
- Maksoit jäsenmaksun, muttet saa vahvistusta
- Et tiedä, oletko maksanut tämänvuotisen jäsenmaksusi
- Olet uusinut jäsenyytesi, mutta tunnuksesi ei toimi
- Muissa vastaavissa ongelmatilanteissa
Jäsensihteerille tulee myös ilmoittaa jos:
- Osoitteesi tai muut yhteystietosi muuttuvat
- Maksat jäsenmaksun eri henkilön tililtä kuin omaltasi tai liittymiskaavakkeessa ilmoittamaltasi
Olethan aktiivisesti yhteydessä, mikäli ongelmia ilmenee tai joku asia on epäselvä, koska inhimillisiä virheitä voi aina sattua. Joskus on esimerkiksi ilmennyt ongelmia, kun jäsenmaksu on maksettu muun kuin liittyjän omistamalta tililtä, ja yhdistyksen edustajat eivät ole voineet tietää, kenen jäsenmaksu on kyseessä. Viitenumero on näet kaikille sama. Huolehdithan siis, että jäsenkaavakkeessasi on ilmoitus siitä, kuka jäsenmaksusi suorittaa, jos et suorita sitä itse.
Pariin otteeseen on myös tiliä valvoneen ja jäsenyyksiä hoitaneen tahon välillä ollut tietokatkoksia, ja ilmoitus jäsenmaksun suorittamisesta ei ole tavoittanut jäsenrekisterin hoitajaa, eli virhe on tapahtunut yhdistyksen puolelta. Tällöin yhdistys on hyvittänyt tapahtuneen jäsenelle jollain tavalla.
Pidäthän kuitenkin myös mielessä sen, että yhdistyksen aktiivit hoitavat yhdistyshommia vapaaehtoisesti kaiken muun elämän ohessa. Aina asioita ei välttämättä ehditä hoitaa nopealla aikataululla, mutta tarkoituksella ei kuitenkaan hidastella. Pyydämme siis jonkin verran kärsivällisyyttä.
